Budsjett, reserver og prognose

Kerna viser prosjektøkonomien gjennom noen få sentrale tall. De beskriver ulike perspektiver på samme prosjekt, ikke separate pengebøtter.

Det viktigste skillet er hvor tallene hører hjemme:

• Budsjett, Prognose og Periodisering hører hjemme på arbeidspakker med Ramme.
• Forpliktet og Påløpt forklares av Forpliktelser, aksepterte endringer og bilag.
• Summer på overliggende arbeidspakker rulles opp fra underliggende arbeidspakker og kan markeres med Σ.

De viktigste økonomitallene

Budsjett er beløpet som er fordelt til prosjektet, en arbeidspakke eller en reserve. Beløp vises inkl. MVA med mindre noe annet er tydelig merket.

Prognose er prosjektets beste vurdering av sluttkost. Prognosen settes på arbeidspakker med Ramme og er ikke en automatisk sum av budsjett, forpliktet, påløpt og endringer.

Forpliktet er avtalt økonomisk binding: økonomiske hendelser på forpliktelsen pluss aksepterte endringer knyttet til den. Bare aksepterte endringer inngår i Forpliktet.

Påløpt er registrerte faktiske kostnader fra bilag per regnskapsperiode. Påløpt blir nyttig når bilagene er koblet til riktig forpliktelse og dermed riktig arbeidspakke.

Prognose som styringstall

Prognose er et aktivt styringstall. Den kan støttes av observasjoner fra forpliktelser, endringer, bilag og historikk, men Kerna behandler prognosen som prosjektets bevisste vurdering.

Det betyr at endringer og forpliktelser ikke blir egne prognosenivåer. De er grunnlag for vurderingen. Selve prognosen ligger på rammen, der prosjektet også eier budsjett og periodisering.

Dette gir et tydelig skille:

• Grunnlag viser hva som har skjedd, er avtalt eller er under vurdering.
• Prognose viser hva prosjektet mener sluttkost blir.

Periodisering

Periodisering forklarer når økonomien forventes å slå inn over tid. I Kerna hører periodisering til rammens prognose.

Forpliktelser, endringer og bilag kan gi viktig informasjon om tempo, risiko og faktisk kost, men de eier ikke rammeperiodiseringen. Når prosjektet ser en kostnadsprognose over tid, skal den derfor forstås som rammens plan, ikke som en sum av separate perioder fra hver avtale eller endring.

Reserver

En Reserve er budsjett som er holdt tilbake for risiko og usikkerhet. Reserven ligger som en egen arbeidspakke med reservekategori.

Reserve brukes ikke direkte på bilag eller forpliktelser. Når reserve skal brukes, flyttes budsjett først til aktuell arbeidspakke med Ramme. Da blir det tydelig hvilken del av prosjektet som faktisk trenger midlene, og historikken viser hvorfor budsjettet ble flyttet.

Reserve er derfor ikke det samme som påløpt kost, forpliktet beløp eller en løs pott som bilag kan føres mot. Den er en styrbar budsjettbuffer.

Budsjett til fordeling

Budsjett til fordeling er systempakken der nytt budsjett først plasseres før det fordeles videre. Det er nyttig når prosjektet settes opp, når ny finansiering kommer inn, eller når budsjettet må fordeles mer presist.

Budsjett til fordeling må ikke blandes med reserve:

• Budsjett til fordeling er budsjett som ennå ikke er fordelt.
• Reserve er budsjett som er satt av til risiko og usikkerhet.
• Reservebehov og reservefaktor skal handle om reserve, ikke om Budsjett til fordeling.