Prosjekter og arbeidspakker
Et Prosjekt i Kerna er et bygge- eller anleggsprosjekt med egen økonomisk struktur, tilgang og historikk. Prosjektet deles inn i Arbeidspakker slik at økonomien kan følges opp på et nivå teamet faktisk kan styre.
Arbeidspakker danner prosjektets WBS/PNS. Det betyr at de er strukturen økonomien plasseres i: fra hele prosjektet, via fag eller leveranser, ned til konkrete områder som har budsjett, forpliktelser, endringer eller bilag.
Arbeidspakke er hovedbegrepet i treet. Det er ikke bare en mappe, og det er heller ikke én bestemt type økonomipost. En arbeidspakke kan brukes på flere måter, avhengig av hvilke roller den har.
Den korte modellen
Prosjektøkonomien i Kerna organiseres i arbeidspakker.
- En arbeidspakke kan være kun struktur og vise summer fra underliggende arbeidspakker.
- En arbeidspakke kan ha rollen Ramme, der prosjektet eier budsjett, prognose og periodisering.
- En arbeidspakke kan ha rollen Forpliktelse, der avtaler, godkjente endringer og bilag forklarer forpliktet og påløpt økonomi.
- Forpliktelse krever Ramme på samme arbeidspakke eller en overordnet arbeidspakke med Ramme, men er ikke obligatorisk under alle rammer.
- En Reserve er også en arbeidspakke, men brukes som budsjettbuffer.
Når en rad er markert med Σ, viser den summerte tall fra underliggende arbeidspakker. Det betyr at tallet er rullet opp fra barn i strukturen, ikke eid direkte av raden.
Hvorfor arbeidspakker er viktige
Arbeidspakker gjør økonomien håndterbar. De hjelper prosjektet med å se:
- hvilken del av prosjektet et budsjett gjelder
- hvor prognosen settes og periodiseres
- hvor forpliktelser og kontrakter hører hjemme
- hvilke endringer som påvirker samme område
- hvilke bilag som forklarer påløpt kost
- hvilke nivåer som bare summerer økonomi fra underliggende arbeidspakker
Dette gjør at ledelse, prosjektleder, prosjektøkonom og fagansvarlige kan snakke om samme økonomi uten å måtte lese hele prosjektet på samme detaljnivå.
Struktur, styring og grunnlag
En arbeidspakke kan ha ulike roller i økonomien.
Kun struktur brukes når arbeidspakken samler underliggende arbeidspakker. Den eier ikke egne styringstall. Den viser summer og markeres med Σ der det er viktig å skille summerte tall fra direkte eide tall.
Ramme betyr at arbeidspakken eier prosjektets plan for denne delen av økonomien. Det er her budsjett, prognose og periodisering hører hjemme. Prognosen er prosjektets beste vurdering av sluttkost på dette nivået.
Forpliktelse betyr at arbeidspakken har et økonomisk grunnlag som binder prosjektet, for eksempel en kontrakt, intern arbeidskost eller annen avtale. Forpliktelsen forklarer hva prosjektet har bundet seg til, og bilagene forklarer hva som faktisk har påløpt. Arbeidspakker med forpliktelse ligger på eller under en arbeidspakke med Ramme, slik at budsjett og prognose fortsatt eies av riktig Ramme.
Hvilke penger ligger hvor?
Kerna viser fire sentrale økonomitall. De ligger ikke alle på samme type nivå.
| Ramme | Forpliktelse |
|---|---|
| Budsjett | Forpliktet |
| Prognose | Påløpt |
| Periodisering | Avtaler, endringer og bilag |
Budsjett, Prognose og Periodisering eies av arbeidspakker med Ramme. Det er disse tallene prosjektet bruker til å styre forventet sluttkost og utvikling over tid.
Forpliktet eies av forpliktelsen og består av økonomiske hendelser på forpliktelsen pluss aksepterte endringer knyttet til den. Omtvistede, estimerte, avviste eller trukne beløp inngår ikke i Forpliktet.
Påløpt kommer fra bilag. Når bilag kobles til riktig forpliktelse, blir faktisk kost plassert på riktig arbeidspakke og kan rulles oppover i strukturen.
Hvordan opprulling fungerer
Tall rulles opp gjennom arbeidspakkestrukturen. Hvis en underliggende arbeidspakke har budsjett, prognose, forpliktet eller påløpt økonomi, kan overliggende arbeidspakker vise summen.
Forskjellen er viktig:
- Et direkte tall ligger på raden fordi arbeidspakken eller forpliktelsen eier det.
- Et Σ-tall ligger på raden fordi underliggende arbeidspakker eier tallene.
Dette gjør det mulig å lese økonomien på flere nivåer. Prosjektleder kan se helheten, mens den som følger opp en arbeidspakke kan gå ned til forpliktelser, endringer og bilag.
Reserver og Budsjett til fordeling
En Reserve er en arbeidspakke som holder tilbake budsjett for risiko og usikkerhet. Reserve brukes ikke direkte på bilag eller forpliktelser. Når prosjektet beslutter å bruke reserve, flyttes budsjett til en ordinær arbeidspakke som trenger mer budsjett.
Budsjett til fordeling er noe annet enn reserve. Det er systempakken der nytt budsjett først plasseres før det fordeles videre til ordinære arbeidspakker eller reserve. Budsjett til fordeling er derfor først og fremst et oppsett- og fordelingssted, ikke en reserve for usikkerhet.
Kort sagt:
- Reserve er budsjettbuffer for risiko og usikkerhet.
- Budsjett til fordeling er nytt budsjett som ennå ikke er fordelt.
- Begge er arbeidspakker, men de skal ikke blandes i språk eller oppfølging.