Tilgang og samarbeid

Kerna er laget for prosjektteam der flere roller jobber med samme økonomi. Tilgangen styres slik at brukere får innsikt og handlingsrom der de har ansvar.

Roller

Tilgang kan komme fra flere nivåer:

• Organisasjonsrolle styrer tilgang til organisasjonens prosjekter og felles oppsett.
• Prosjektmedlemskap kobler en bruker til ett bestemt prosjekt og gir lesetilgang til prosjektet.
• Prosjektrolle beskriver hva medlemmet kan gjøre i prosjektet.
• Arbeidspakke-scope beskriver hvor i prosjektstrukturen medlemmet har tilgang.

Dette gjør det mulig å gi bred tilgang til noen brukere og mer avgrenset tilgang til andre.

Oppsett og drift

I oppsett handler tilgang om hvem som kan gjøre Kerna klart for organisasjonen og prosjektet: brukere, moduler, prosjektroller, arbeidspakker og budsjettfordeling.

I drift handler tilgang om hvilke handlinger brukeren kan utføre i prosjektet. Noen handlinger gjelder hele prosjektet, som bilagsimport og prosjektoppsett. Andre handlinger følger arbeidspakkene, som prognose, forpliktelser, endringer, bilagsmatching og dagbok.

Rolle- og tilgangsmatrise

Når prosjektrollestyring er tilgjengelig for organisasjonen, kan rollene beskrives i en Rolle- og tilgangsmatrise. Rollene ligger langs én akse, og brukerrettigheter ligger langs den andre.

Matrisen handler om hva en rolle kan gjøre.

Lesetilgang er ikke en egen avkryssing i matrisen. En bruker som er prosjektmedlem kan lese prosjektet, mens rollen avgjør hvilke handlinger brukeren kan utføre.

Hver brukerrettighet har et enkelt virkeområde:

• Prosjekt betyr at rettigheten gjelder prosjektet som helhet og krever tilgang til hele prosjektet.
• Arbeidspakke betyr at rettigheten følger arbeidspakkestrukturen og avgrenses av medlemmets arbeidspakke-scope.

Organisasjonen kan ha en standard rollemal for nye prosjekter. Når et prosjekt opprettes, kopieres malen inn som prosjektets eget rolleoppsett. Når prosjektrollestyring aktiveres, får eksisterende prosjekter uten lokalt rolleoppsett en kopi av malen.

Senere endringer i organisasjonens mal endrer ikke eksisterende prosjekter som allerede har sitt eget rolleoppsett.

Den sentrale organisasjonsflaten styrer bare malen. Rolleoppsettet i et eksisterende prosjekt endres inne i prosjektet.

Prosjektrollestyring kan slås av uten at rolleoppsett slettes eller gjeldende rettigheter endres. Da kan roller og rettigheter fortsatt vises, men rolleoppsettet kan ikke endres før modulen aktiveres igjen. Eksisterende roller kan fortsatt tildeles prosjektmedlemmer.

Avgrenset arbeidspakketilgang

Noen brukere trenger bare å se eller jobbe med en del av prosjektet. Da kan tilgangen avgrenses til én eller flere arbeidspakker og underliggende arbeidspakker.

Slik kan prosjektet dele relevant informasjon uten at alle må ha tilgang til hele økonomien. Det støtter samarbeid med tydelig ansvar, samtidig som lesetilgang og skrivetilgang kan holdes på riktig nivå.

Arbeidspakke-scope endrer ikke rollen. Det avgrenser hvor arbeidspakke-rettighetene i rollen gjelder. En rolle kan for eksempel få rettighet til å styre forpliktelser, mens et medlem med den rollen bare får gjøre det innenfor arbeidspakkene medlemmet har tilgang til.

Prosjekt-rettigheter, som å styre rolletilganger, styre prosjektoppsett, bruke prosjektveiviser eller importere bilag, krever tilgang til hele prosjektet.

Felles språk

Når roller, arbeidspakker og historikk henger sammen, blir det enklere å samarbeide. Teamet kan diskutere samme tall, samme hendelser og samme beslutninger uten å lete i flere parallelle oversikter.