Kontrakter, endringer og bilag
Kontrakter, Endringer og bilag forklarer prosjektets bindinger, beslutninger og påløpte kostnader.
Endringer krever at produktmodulen Endringer er aktiv. Regnskapsimport, manuelle bilag og splittbilag krever modulene med samme navn. Les om produktmodulene.
Kontraktopplysninger
En ordinær arbeidspakke kan ha valgfrie kontraktopplysninger. Opplysningene identifiserer kontrakten eller avtalen prosjektet følger opp, for eksempel motpart, kontrakttype og avregningsmodell.
Kontraktopplysninger oppretter ingen ny økonomisk identitet. Forpliktet føres som arbeidspakkens eget beløp gjennom en datert økonomisk hendelse. Arbeidspakken kan også ha budsjett, prognose og påløpt.
Registrer den økonomiske bindingen når den er kjent. Da kan prosjektet følge Forpliktet før Påløpt viser kostnaden.
Endringer
En Endring er en arbeidspakke med ekstra opplysninger om en mulig eller besluttet prosjektendring. Endringen har ingen separat beløpskilde eller plassering utenfor arbeidspakketreet.
Statusen avgjør hvordan endringsbeløpet føres:
| Gruppe | Statuser | Økonomisk effekt |
|---|---|---|
| Forpliktet | Akseptert | Aksepterte endringer inngår i Forpliktet-beløp. |
| Omtvistet | Omtvistet | Omtvistede endringer inngår i omtvistet-beløp og omtvistet-signaler, ikke Forpliktet. |
| Prognosegrunnlag | Forventet, Varslet, Krav | Forventet, Varslet og Krav fører Estimat og inngår i prognosegrunnlaget, ikke automatisk Prognose eller Forpliktet. |
| Kun historikk | Trukket, Avvist | Trukket og Avvist inngår ikke i økonomigrunnlag fordi endringen ikke forventes å få økonomisk effekt. |
Åpne Endringer fører Estimat. En akseptert Endring flytter saldoen til Forpliktet. En omtvistet Endring fører Omtvistet. Trukket og Avvist har ingen aktiv saldo.
Et statusbytte med økonomisk effekt motposterer gammel saldo og fører samme beløp i riktig pengetype med samme Hendelsesdato. Tidligere posteringer beholdes.
Bilag
Et bilag er et regnskapsdokument med en faktisk kostnad. Når bilaget matches til en ordinær arbeidspakke, fører Kerna Påløpt i bilagets regnskapsperiode.
Et nytt bilag kan komme inn som ukoblet. Da ligger det i Bilagsinnboksen og har ingen Påløpt-postering på en arbeidspakke før det matches. Bilaget inngår likevel i prosjektets samlede bilagsgrunnlag. Automatisk matching krever ett sikkert treff.
Bilag kan matches direkte til enhver aktiv ordinær arbeidspakke, også en Endring. Et bilag kan fordeles mellom flere arbeidspakker med prosent eller separate netto- og mva.-beløp. Netto og mva. bevares hver for seg. Brutto er summen av de to på hver linje. Resten blir på kildearbeidspakken. Kreditnotaer beholder sine negative fortegn, og ingen komponent kan fordeles med mer enn den inneholder.
Rene netto- og avgiftslinjer er tillatt. En avgiftslinje gir null påløpt i et prosjekt eksklusive mva., men kan fortsatt omfordeles og reverseres. De aktive fordelingslinjene erstatter originalens aktive effekt, slik at bilaget telles én gang.
Flytting, fjerning av matching og ny periodisering bevarer historikken gjennom motposteringer og nye posteringer.
Dokumentvedlegg
Et vedlegg er underlag til én arbeidspakke eller ett originalbilag. Filen har ingen egen økonomisk effekt. Kontrakter og annet arbeidspakkeunderlag tilhører arbeidspakken. Fakturaer og fakturaunderlag tilhører originalbilaget.
Bilagsvedlegg beholder tilknytningen gjennom kobling, splitt, omfordeling og reversering av splitt. Fordelingslinjene viser det samme vedleggssettet når brukeren har tilgang til hele bilaget. Filene kopieres ikke til arbeidspakkens egen vedleggsliste. Les om tilgang til vedlegg.
Tilbakeblikk viser gjenværende vedlegg med dagens tilgang. Filene er ikke en historisk kopi av vedleggslisten. Opplasting og sletting er skjult i historisk visning. Ferdige rapporter får ikke nytt innhold.
Leseflaten viser dokumentinnhold uten redigering. Oppsett og sideskift kan avvike fra originalen. Deler som ikke kan gjengis, får en forklaring. Originalfilen er fortsatt tilgjengelig for nedlasting. Vedlegg inne i en e-post er deler av originalfilen og blir ikke selvstendige vedlegg i Kerna. En vedlagt e-post kan lastes ned, men har ingen videre forhåndsvisning.
Sletting er permanent i produktet og har ingen papirkurv. For bilagsvedlegg gjelder slettingen hele bilaget, også etter splitt. Tidligere kundeuttrekk som inneholder filen, mister den nedlastbare pakken. Uttrekkshistorikken beholdes, og et nytt uttrekk inneholder de gjenværende filene. Kopier som kunden allerede har hentet, kan ikke trekkes tilbake.
Fullt kundeuttrekk inneholder originalfiler og en oversikt over tilknytningen til prosjekt og arbeidspakke eller bilag. Hvert bilagsvedlegg er med én gang, også etter splitt. Sletting i produktet innebærer ikke at filen straks er fjernet fra alle sikkerhetskopier.