Kom i gang med Kerna
Regnskapet leverer påløpte kostnader. Kerna kobler bilag, budsjett, prognose, forpliktelser og endringer i samme arbeidspakkestruktur.
Kernas byggeklosser
Begreper du bør kjenne for å bruke Kerna.
ArbeidspakkerArbeidspakker er stedet økonomien styres, forklares og spores.
Prosjektet brytes ned i arbeidspakker som danner en prosjektnedbrytningsstruktur. I Kerna har arbeidspakkene 'roller' som beskrives under, eller de kan være ren struktur.
- Budsjett til fordeling er systempakken for nytt budsjett før fordeling.
- Reserve er budsjettbuffer og brukes ikke direkte, midler overføres først til aktuell arbeidspakke med ramme.
- En arbeidspakke kan ha flere roller.
Fire økonomitallBudsjett er planen. Prognose er vurderingen. Forpliktet er avtalt. Påløpt er registrert kost.
Kerna bruker fire ulike tall for å beskrive ulike sider av økonomien i et prosjekt.
Budsjett og prognose eies av arbeidspakker med rollen 'ramme'. Forpliktet og påløpt eies av arbeidspakker med rollen 'forpliktelse' og endringer.
- Budsjett: bevilget ramme for arbeidspakken.
- Prognose: prosjektets løpende vurdering av sluttkost for arbeidspakken, basert på status og tilhørende forpliktelser og endringer.
- Forpliktet: økonomisk binding fra kontrakter, endringer eller andre forpliktede beløp som lønnskostnader eller biutgifter.
- Påløpt: registrerte kostnader fra bilag per regnskapsperiode.
GrunnlovenKerna bevarer prosjektets historikk i en kontinuerlig dagbok.
Når økonomi korrigeres, legger Kerna til nye spor i stedet for å skjule de gamle. Det gjør at prosjektet kan forklare utviklingen over tid.
Da kan dere ha full tillit til historikken, undersøke hva dere visste når beslutningen ble tatt, og garantere tidsnær dokumentasjon
- Gå tilbake i tid og se korrigert økonomi for valgt måned med 'Per dato'.
- Dagboknotater og systemhendelser forklarer beslutninger.
- Ferdige rapporter bevares som øyeblikksbilder.
SignalerLøfter frem det dere bør vite eller styre på
Kerna gir to ulike signaler, og er satt opp for å gi disse tidsnok til at dere proaktivt kan styre prosjktet innenfor budsjett
'Lilla' signaler brukes der grunnlaget kan være umodent eller ufullstendig, eksempelvis om arbeidspakker mangler prognose eller periodisering. Oransj brukes for advarsler, eksempelvis om prognosen er høyere enn budsjettet for arbeidspakken.
Signalene brukes flere steder, både direkte som elementer i arbeidsflaten, i navigasjonen for å vise hvor de kommer fra, eller i rapporter.
Per datoSe korrigert økonomi for en tidligere måned.
Per dato viser prosjektets live økonomiske bilde til og med valgt måned i dagens arbeidstre. Økonomiske fakta plasseres i perioden de tilhører, mens prognose og status følger når de ble registrert.
- Senere bilag og økonomiske korreksjoner vises i perioden de tilhører.
- Bruk Per dato i styringsmøter, månedsrapportering og etterprøving.
- Ferdige rapporter forblir frosne selv om live Per dato endres.
AvgrensetKerna er avgrenset for å holde styringsbildet forståelig.
Kerna er ikke et regnskapssystem, et innkjøpssystem eller et generelt prosjektstyringsverktøy. Kerna fokuserer utelukkende på økonomibildet for å gjøre dette forståelig, og for å ha klare grensesnitt.
Avgrensningene er bevisste. Det gjør onboarding og arbeidsflytene enkle nok til at flere roller faktisk kan bruke dem riktig fremfor å ha systemer som krever at man jobber fulltid utelukkende med de.
- Regnskapet eier bokføringen. Kerna bruker regnskapsgrunnlaget til prosjektstyring.
- Innkjøp og kontraktsforhandling kan skje andre steder. Kerna følger økonomisk binding og konsekvens.
- Oppgaver, fremdrift og ressursplanlegging er ikke hovedflaten. Kerna styrer økonomien i prosjektstrukturen.
- Kerna prøver ikke å vise alt samtidig. Detaljer åpnes der de trengs.
Gjør Kerna klart til bruk
Oppsett for organisasjonen din, og deretter for prosjektene.
Brukere, roller og modulerOrganisasjonen setter hvem som har tilgang, og hvilke deler av Kerna dere bruker.
Dette gjøres som regel av orgadmin, superbruker eller sammen med Kerna i onboarding.
Organisasjonsoppsettet avklarer brukere, roller, moduler og hvordan regnskapsgrunnlaget kommer inn i Kerna.
- Legg inn brukere og gi riktig organisasjonstilgang.
- Avklar hvilke roller som skal finnes på organisasjon og prosjekt.
- Aktiver modulene organisasjonen skal bruke.
- Sett opp regnskapskobling og mapping der det er aktuelt.
- Juster eventuelt maler for rapporter eller tilganger for brukertypene
ProsjektveilederenProsjektet settes opp med strukturen økonomien skal styres i.
Prosjektveilederen hjelper dere med prosjektinfo, prosjektroller, arbeidspakker, budsjett, reserver og første forpliktelser.
Målet er ikke å gjøre alt perfekt første dag. Målet er å etablere en struktur som gjør økonomien lesbar og mulig å følge opp.
- Velg mal for eller bygg prosjektnedbrytning fra bunnen.
- Fordel budsjett til de ulike arbeidspakkene.
- Sett av reserver.
- Legg første forpliktelser på arbeidspakkene de hører til.
Hold bildet oppdatert gjennom prosjektet
Drift handler om å holde bilag, endringer, prognoser, reserve, dagbok og rapportering etterprøvbart.
Opprett forpliktelserForpliktelser opprettes når prosjektet binder seg økonomisk.
I drift oppstår nye avtaler, kontrakter, bestillinger og interne kostnader. Da opprettes forpliktelsen på arbeidspakken den gjelder.
Forpliktelsen gjør det tydelig hva prosjektet har bundet seg til, og gir bilagene et riktig sted å matches senere.
- Opprett forpliktelsen når avtalen eller kostnaden er kjent.
- Knytt den til arbeidspakken som eier rammen for forpliktelsen.
- Bruk forpliktelsen som grunnlag for forpliktet, endringer og bilag.
Importer og matchBilag blir styringsgrunnlag når de kobles til riktig forpliktelse.
Bilag kan importeres fra CSV, hentes fra regnskapssystem eller registreres manuelt.
Når bilagene kobles til en arbeidspakke med rollen 'forpliktelse', plasseres påløpt kost.
- Importer eller registrer nye bilag.
- Kontroller ukoblede bilag.
- Bruk historikken når bilag må kontrolleres eller avklares.
Følg opp endringerEndringer holder orden på krav, vurderinger og beslutninger.
En endring beskriver en mulig eller besluttet endring knyttet til en arbeidspakke og forpliktelse.
Bare akseptert økonomi inngår i forpliktet. Krav, estimater og omtvistede beløp er synlig som grunnlag for prognoser.
- Opprett endringen på arbeidspakken og forpliktelsen den gjelder.
- Skill mellom krav, forventet, akseptert, avvist og omtvistet.
- Dokumenter vurderinger og avklaringer i dagboken.
Skriv dagbokDagboken bevarer vurderinger, avklaringer, transaksjoner og hendelser.
Bruk dagboken aktivt underveis i prosjektet. Eksempelvis når dere må forklare hvorfor en vurdering ble gjort, hvorfor en endring ble håndtert slik den ble, eller hva som skjedde i en periode.
Notater, systemhendelser og økonomiske transaksjoner står sammen, slik at historikken kan leses tilbake senere.
Hendelser i dagboken hører til prosjektet, arbeidspakker, endringer og bilag. Kerna filtrerer og viser kun relevante notater for bildet man står i.
- Legg inn vurderinger mens beslutningen tas, ikke i etterkant.
- Bruk dagbok på arbeidspakke, forpliktelse, endring eller bilag.
- Les dagboken sammen med Per dato og rapportering.
Oppdater prognose og reservePrognosen er prosjektets vurdering av sluttkost. Reserve flyttes før den brukes.
Prognosen settes på arbeidspakker med rollen ramme, og skal være en aktiv vurdering.
Reserve brukes ikke som kostnadssted. Når reserve skal brukes, flyttes budsjett først til arbeidspakken som trenger midlene.
- Se grunnlaget før dere oppdaterer prognosen.
- Vurder om reserve må flyttes.
- Dokumenter hvorfor endringen ble gjort.
Per dato og rapportPer dato viser korrigert økonomi til og med valgt måned.
Per dato gjør historikken brukbar i styringsmøter og rapportering. Senere bilag og økonomiske korreksjoner vises i perioden de tilhører.
Rapportutkast følger live Per dato frem til ferdigstilling. En ferdig rapport bevarer styringsbildet, vurderingene og de valgte seksjonene som et frosset øyeblikksbilde.
- Velg Per dato for historisk styringsbilde.
- Skriv vurderinger før rapporten ferdigstilles.
- Ferdigstill rapporten når den skal bevares som historikk.