Kom i gang med Kerna
Kerna er et styringsverktøy for prosjektøkonomi som ligger mellom prosjektets budsjett og regnskap. I Kerna brytes prosjektet ned i arbeidspakker for å kunne følge opp mindre deler av prosjektet nærmere. Kombinert med Kernas signaler og rapporter kan dere tidlig se utviklingen, og dermed også styre prosjekter uavhengig av størrelse.
Denne siden gir en kort introduksjon til de viktigste begrepene dere må forstå for å bruke Kerna.
Arbeidspakker
Arbeidspakker deler prosjektøkonomien inn i deler som prosjektet kan styre. Arbeidspakkene plasseres i en hierarkisk struktur for å skape et oversiktlig bilde i flere nivåer.
Et prosjekt kan deles etter faser, bygningsdeler, kontrakter, ansvar eller lokasjoner. En god deling bør harmonere med prosjektets organisering, kontrakter og prosjektmodell. Arbeidspakkene plasseres under hverandre i en prosjektnedbrytningsstruktur (PNS).
I Kerna kan dere opprette ordinære arbeidspakker, reserver og endringer. Disse oppfører seg litt ulikt i systemet
- Ordinære arbeidspakker er utgangspunktet for hele PNS-en. De støtter pengetypene budsjett, prognose, forpliktet og påløpt. Dersom dere legger på kontraktopplysninger så vil arbeidspakken også vises i listen over kontrakter slik at de kan følges opp særskilt.
- Reserve-arbeidspakker støtter kun pengetypen budsjett, og midlene forutsettes derfor flyttet til andre arbeidspakker før de kan benyttes. I PNS-en vises reserve-arbeidspakker med ikonet .
- Endrings-arbeidspakker kan lages dersom dere har aktivert modulen for endringer. Disse arbeidspakkene støtter også pengetyper som ordinære arbeidspakker, men har i tillegg et statusfelt. Statusen styrer om beløpet på endringen føres som Estimat, Forpliktet eller Omtvistet. Ved hjelp av dette synliggjør Kerna omfanget av potensielle kostnader som både kan komme, og hvilken restrisiko dere eventuelt har med dere til sluttoppgjør. I PNS-en vises endrings-arbeidspakker med ikonet .
Budsjett til fordeling er en systemgenerert arbeidspakke i PNS-en som kun brukes til å fordele budsjett. Kerna anbefaler at det ikke står igjen budsjett her, da det gjerne svekker styringen gjennom reserve-arbeidspakker.
Les om prosjekter og arbeidspakker.
Fire pengetyper
Kerna bruker fire pengetyper for å kunne styre prosjektøkonomien. De svarer på ulike spørsmål og skal ikke summeres med hverandre.
- Budsjett viser hva som er tildelt den enkelte arbeidspakke.
- Prognose viser prosjektets vurdering av sluttkost. Prognosen er også beløpet som periodiseres i Kerna for bruk i rapportering og for å vurdere fremdrift mot plan.
- Forpliktet viser avtalt økonomisk binding og viser gjerne hvilket handlingsrom prosjektet fremdeles har når dere sammenligner det med budsjett og prognose.
- Påløpt viser kostnader fra regnskapsførte bilag som er koblet til arbeidspakken.
I tillegg til disse fire brukes estimat og omtvistet dersom dere har endringsmodulen aktivert som grunnlag for signaler og rapportering.
- Estimat benyttes for forventede endringer, eller endringer der dere foreløpig ikke har akseptert eller avvist et krav fra motparten.
- Omtvistet viser beløp prosjektet har avvist et krav, men motparten opprettholder dette. For entreprisekontrakter vil slike krav gjerne gjentas i et sluttoppgjør, og representerer dermed en risiko prosjektet må håndtere.
I Kerna kan hver arbeidspakke ha et eget beløp og beløp fra underliggende arbeidspakker. Σ markerer bare opprullede beløp. Et opprullet beløp er arbeidspakkens eget beløp pluss beløpene fra underliggende arbeidspakker. Arbeidspakkens eget beløp vises uten Σ.
Les om budsjett, reserver og prognose.
Historikk og sporbarhet
Kerna bevarer prosjektets historikk i en kontinuerlig dagbok.
Når økonomi korrigeres, legger Kerna til nye spor i stedet for å skjule de gamle. Det gjør at prosjektet kan forklare utviklingen over tid.
Historikken viser økonomiske hendelser, vurderinger og senere korreksjoner. Et viser ikke alt prosjektet visste på et tidligere tidspunkt.
- Bruk Tilbakeblikk for å analysere historiske bilder og vurdere trender.
- Dagboknotater og systemhendelser forklarer beslutninger.
- Ferdige rapporter bevares som øyeblikksbilder.
Les om sporbar økonomi og historikk.
Signaler
Kerna bruker signaltypene Grunnlag og Advarsel, som viser forhold man bør vurdere.
Et grunnlagssignal viser at økonomigrunnlaget kan være ufullstendig. Det kan for eksempel vise at en arbeidspakke mangler prognose eller periodisering.
Et advarselssignal viser et økonomisk avvik. Det kan for eksempel vise at prognosen er høyere enn budsjettet.
Kerna viser signalene i arbeidsflaten, i navigasjonen og i rapporter.
Avgrenset
Kerna er avgrenset for å holde styringsbildet forståelig.
Kerna er ikke et regnskapssystem, innkjøpssystem eller generelt prosjektstyringsverktøy. Kerna avgrenser arbeidsflaten til prosjektøkonomi.
- Regnskapet eier bokføringen. Kerna bruker regnskapsgrunnlaget til prosjektstyring.
- Innkjøp og kontraktsforhandling kan skje andre steder. Kerna følger økonomisk binding og konsekvens.
- Oppgaver, fremdrift og ressursplanlegging håndteres utenfor Kerna.
- Detaljer vises i den delen av arbeidsflaten der de hører hjemme.