Sporbar økonomi, per dato og historikk

Sporbar økonomi betyr at Kerna ikke bare viser et tall, men også hva som har påvirket tallet. Prosjektet skal kunne forstå hvilke beslutninger, avtaler, endringer og bilag som ligger bak økonomien.

Arbeidspakkene gir strukturen for sporbarheten. Når et tall vises på et overliggende nivå, kan prosjektet gå nedover i strukturen og finne arbeidspakken, forpliktelsen, endringen eller bilaget som forklarer tallet.

Sporbar økonomi i praksis

Når en forpliktelse opprettes, en endring godkjennes eller et bilag matches, blir det en del av økonomihistorikken. Kerna bevarer sporene slik at prosjektet kan forklare utviklingen over tid uten å miste sammenhengen mellom tall og hendelser.

Dette er viktig når prosjektet skal svare på spørsmål som:

• Hvorfor økte Forpliktet denne måneden?
• Hvilken beslutning brukte reserve?
• Hvilke bilag forklarer Påløpt på arbeidspakken?
• Hvilken ramme eier prognosen?
• Er tallet direkte eid av raden, eller er det en Σ-sum fra underliggende arbeidspakker?

Per dato

Per dato viser et live, korrigert bilde av prosjektets økonomi til og med valgt måned. Det hjelper teamet med å se hvordan økonomien tilhører tidligere perioder, uten at senere import eller korreksjoner blir liggende i feil måned.

Per dato er nyttig i styringsmøter, månedsrapportering og etterprøving. Samme valgte måned bruker det samme økonomiske grunnlaget på tvers av Kerna.

Arbeidstreet viser dagens aktive struktur. Det betyr at arbeidspakker og forpliktelser som er opprettet senere, fortsatt kan forklare historiske bilag og økonomiske hendelser i perioden de tilhører.

Økonomiske fakta og vurderinger følger ulike tidspunkter:

• Budsjett og Forpliktet følger hendelsesdatoen til den økonomiske hendelsen.
• Påløpt følger bilagets regnskapsperiode. Et bilag som importeres eller korrigeres senere, vises derfor i perioden det tilhører.
• Prognose og periodisering følger siste brukerførte prognose som var registrert til og med valgt måned.
• Status følger statusendringene som var registrert til og med valgt måned.

Per dato er ikke et uforanderlig arkiv av alt prosjektet visste da. Senere bilag og økonomiske korreksjoner kan oppdatere en tidligere måned. Dagbok og hendelseslogg viser når handlinger og vurderinger ble dokumentert.

Rapportutkast bruker det samme live Per dato-grunnlaget og kan oppdateres frem til ferdigstilling. En ferdig rapport er derimot frosset: senere bilag, korreksjoner, prognoser eller statusendringer endrer ikke rapporten.

Signaler

Signaler løfter frem det prosjektet bør vite eller styre på. De er ikke historisk sannhet på samme måte som transaksjoner og systemhendelser, men løpende vurderinger basert på grunnlaget Kerna ser.

Kerna skiller mellom to hovedtyper signaler:

• Grunnlag brukes når beslutningsgrunnlaget kan være umodent eller ufullstendig, for eksempel manglende prognose eller periodisering.
• Advarsel brukes når økonomien viser press, for eksempel når prognosen er høyere enn budsjettet for arbeidspakken.

Signalene kan vises i arbeidspakketreet, i arbeidsflaten og i rapporter. Prikken viser at noe bør følges opp, mens ikonet viser hvilken rolle raden har.

Dagbok og historikk

Dagboknotater brukes til brukerført dokumentasjon: vurderinger, avklaringer og oppfølging. Systemhendelser viser at viktige handlinger har skjedd. Sammen gir de en historikkflate som dokumenterer økonomiske beslutninger i tide.

God historikk reduserer behovet for muntlig hukommelse. Den gjør det enklere for nye deltakere, ledelse og revisjon å forstå hva som skjedde og hvorfor.

Hva historikken skal forklare

Historikken er mest verdifull når den viser sammenhengen mellom struktur, grunnlag og beslutning:

• hvilken arbeidspakke hendelsen gjelder
• om hendelsen påvirket budsjett, forpliktet eller påløpt
• hvilken endring eller hvilket bilag som forklarer beløpet
• om en sum er direkte eid eller rullet opp fra underliggende arbeidspakker
• hvorfor reserve ble flyttet til en ordinær arbeidspakke

Da blir økonomien etterprøvbar uten at brukeren må rekonstruere prosjektet fra regneark, e-poster eller muntlige avklaringer.