Forpliktelser, endringer og bilag
Kerna knytter økonomien til hendelsene som skaper den. Forpliktelser, endringer og bilag er grunnlaget som forklarer hva prosjektet har bundet seg til, hva som er besluttet, og hva som faktisk har påløpt.
Dette grunnlaget ligger under arbeidspakkene. Arbeidspakken gir plasseringen i prosjektstrukturen, mens forpliktelser, endringer og bilag forklarer økonomien på det stedet.
Forpliktelser
En Forpliktelse er en økonomisk binding som ligger som rolle og grunnlag på en arbeidspakke. Det kan være en kontrakt, intern arbeidskost, rammeavtale eller annen avtale som gir økonomisk effekt.
Forpliktelse er ikke et obligatorisk undernivå i alle deler av strukturen. Når en arbeidspakke har forpliktelse, må den enten selv ha Ramme eller ligge under en overordnet arbeidspakke med Ramme. Rammen eier budsjett, prognose og periodisering, mens forpliktelsen forklarer avtalt og påløpt økonomi.
Forpliktet beløp består av økonomiske hendelser på forpliktelsen pluss aksepterte endringer knyttet til den. Omtvistede, estimerte, avviste og trukne beløp inngår ikke i Forpliktet.
Opprette forpliktelser i drift
Når nye avtaler, kontrakter, bestillinger eller interne kostnader oppstår i prosjektet, opprettes forpliktelsen på arbeidspakken den gjelder. Da får prosjektet et tydelig sted for avtalt økonomi, endringer og bilag.
Forpliktelsen bør opprettes når bindingen er kjent, ikke først når bilaget kommer. Da kan prosjektet følge Forpliktet før Påløpt treffer regnskapet.
- Opprett forpliktelsen på arbeidspakken som eier oppfølgingen.
- Bruk forpliktelsen som grunnlag for aksepterte endringer.
- Match bilag til forpliktelsen når kostnaden påløper.
Endringer
En Endring beskriver en mulig eller besluttet endring knyttet til en arbeidspakke og en forpliktelse. Endringen samler grunnlag, vurderinger, beslutninger og oppfølging.
Når en endring blir akseptert, er den fortsatt en synlig endring knyttet til Forpliktelsen, og kan øke eller redusere Forpliktet. Når den er omtvistet, estimert, avvist eller trukket, skal den fortsatt være sporbar, men den skal ikke blandes inn i Forpliktet.
Endringer er grunnlag for prosjektets vurderinger, men de er ikke egne prognosenivåer. De kan påvirke hva prosjektet mener om sluttkost, men prognosen settes på rammen.
Bilag og matching
Et Bilag er et regnskapsdokument som viser faktisk kostnad. Påløpt kommer fra bilag per regnskapsperiode.
Nye bilag kan først komme inn som ukoblede. Ved Matching kobles bilaget til riktig forpliktelse. Da havner kostnaden på riktig arbeidspakke, og Påløpt kan rulles oppover i WBS/PNS.
Bilag kan forklare kostnad direkte på en forpliktelse. Når en kostnad hører til en endring, skal sammenhengen være sporbar gjennom endringen og forpliktelsen, slik at prosjektet kan se hvorfor kostnaden oppsto.
Hvordan grunnlaget leses
Forpliktelser, endringer og bilag svarer på ulike spørsmål:
- Forpliktelse: Hva har prosjektet bundet seg til?
- Godkjent endring: Hva er besluttet som tillegg eller reduksjon?
- Omtvistet eller estimert endring: Hva må følges opp, men er ikke godkjent forpliktelse?
- Bilag: Hva har faktisk påløpt i regnskapet?
Sammen gjør dette at tallene ikke bare viser status, men også kan forklares. Prosjektet kan gå fra en sum i arbeidspakketreet til avtalen, endringen eller bilaget som skapte tallet.