Oppskrift

Kontrolliste for månedsavslutning

Kontroller periodens bilag, oppdater prognosene og les signalene før styringsbildet brukes videre.

Produktområde
Grunnfunksjon
Krever prosjektrettigheten
Styre prognose

Kontrolliste før rapportering

Dette er en oversikt over månedskontrollen. Den låser ikke regnskapsperioden. Bruk oppskriftene for de enkelte rettingene når kontrollen avdekker noe som må endres. Gjør rettinger i dagens visning og bruk Tilbakeblikk til å lese resultatet for måneden.

1. Bilag: avstem kostnadene

Bruk prosjektnavigasjonen til å gå mellom styringsbildet og kontrollflatene.

Bruk prosjektnavigasjonen til å gå mellom styringsbildet og kontrollflatene.

Prosjektnavigasjonen med innganger til prosjektoversikten, rapportering og bilag.
  1. Åpne Bilag for måneden du skal gjennomgå.
Avklar periodens ukoblede bilag før du vurderer prognosen.

Avklar periodens ukoblede bilag før du vurderer prognosen.

Bilag uten arbeidspakke med periodens ukoblede bilag.
  1. Finn kostnader under Bilag uten arbeidspakke som ennå ikke inngår i påløpt.
Koble bilaget når kostnaden tilhører en kjent arbeidspakke.

Koble bilaget når kostnaden tilhører en kjent arbeidspakke.

Et ukoblet bilag med valg av arbeidspakke og koblingshandling.
  1. Koble bilag med kjent plassering etter at referanse, leverandør og tekst er sammenlignet med avtalen.
Bruk bilagsarkivet til å sammenligne antall, summer og splitter med regnskapsgrunnlaget.

Bruk bilagsarkivet til å sammenligne antall, summer og splitter med regnskapsgrunnlaget.

Alle bilag med prosjektets bilagsarkiv.
  1. Sammenlign antall bilag og sum inkl. mva. under Alle bilag med periodens regnskapsgrunnlag.

Måneden er gjennomgått når bilagene er kommet inn, periodene stemmer og kostnadene ligger på riktige arbeidspakker. Fordelte beløp skal summere til originalbilaget. Noter hvilke ukoblede bilag som fortsatt mangler en avklart plassering.

Finn riktig oppskrift i hjelpesøket: «Koble bilag til en arbeidspakke», «Flytt et bilag til riktig arbeidspakke», «Rett regnskapsperioden på et bilag» eller «Fordel et bilag mellom arbeidspakker».

2. Prognose: vurder gjenstående arbeid

Åpne prognosen fra arbeidspakken du skal vurdere.

Åpne prognosen fra arbeidspakken du skal vurdere.

Handlingslinjen på en arbeidspakke med handlingen Prognose.
  1. Åpne Prognose på arbeidspakker med nye kostnader, avtaler eller endringer.
Oppdater sluttkostvurderingen etter at periodens Påløpt og Forpliktet er kontrollert.

Oppdater sluttkostvurderingen etter at periodens Påløpt og Forpliktet er kontrollert.

Prognoseskuffen med økonomisk grunnlag, prognosebeløp, notat og periodisering per måned.
  1. Sammenlign sluttkostvurderingen med påløpt kostnad pluss forventet gjenstående arbeid.
  2. Les begrunnelsen for siste vurdering og oppdater den hvis forutsetningene er endret.
  3. Sammenlign månedene i Periodisering med fremdrifts- og betalingsplanen.

Vurderingen er klar når vesentlige endringer er med, samme kostnad ikke er telt på flere nivåer og månedsbeløpene summerer til prognosen. Bruk «Oppdater prognosen og velg periodisering» for å lagre en ny vurdering.

3. Signaler og rapportgrunnlag: forklar avvikene

Bruk prosjektnavigasjonen til å gå mellom styringsbildet og kontrollflatene.

Bruk prosjektnavigasjonen til å gå mellom styringsbildet og kontrollflatene.

Prosjektnavigasjonen med innganger til prosjektoversikten, rapportering og bilag.
  1. Åpne Prosjekt.
Avslutt kontrollen i Tilbakeblikk til og med måneden du vurderer, og gå tilbake til i dag før du gjør flere endringer.

Avslutt kontrollen i Tilbakeblikk til og med måneden du vurderer, og gå tilbake til i dag før du gjør flere endringer.

Prosjektoversikten i Tilbakeblikk med månedsvalg, nøkkeltall, periodisering og handlingen Til i dag.
  1. Les Prosjektsignaler og åpne arbeidspakkene som signalene gjelder.
  2. Velg sluttmåneden i Tilbakeblikk.
  3. Sammenlign nøkkeltallene med bilagsavstemmingen og de daterte prognosevurderingene.
  4. Åpne månedsvalget igjen.
  5. Velg Til i dag før du gjør flere endringer.

For hvert vesentlig avvik trenger du årsak, økonomisk konsekvens og neste tiltak. Manglende prognose eller periodisering må rettes eller forklares. En advarsel om overskridelse trenger en vurdering selv om registreringen er riktig.

Bruk «Undersøk hvorfor et økonomitall har endret seg» når forklaringen mangler. Når gjennomgangen er ferdig, kan du følge «Opprett og ferdigstill en rapport». En ferdig rapport fryser innholdet. Månedskontrollen alene gjør ikke det.