Oppskrift
Undersøk porteføljeøkonomien
Finn prosjektene bak en sum eller et avvik, og vurder hva prosjektgrunnlaget lar deg konkludere med.
- Forutsetter produktmodulen
- Porteføljer
- Krever organisasjonsrollen
- Organisasjonsmedlem
Før du begynner
Åpne Porteføljer og velg utvalget du vil undersøke. Porteføljer må være aktiv. En portefølje samler prosjektøkonomi uten å flytte den fra prosjektene.
Summeringen bruker prosjekter du kan lese med komplett økonomigrunnlag. Prosjekter uten lesetilgang eller med avgrenset arbeidspakketilgang inngår ikke i totalene. Varsler om utelatt grunnlag betyr derfor at totalen ikke nødvendigvis dekker hele det lagrede prosjektutvalget.
Hvis du trenger et samlet beslutningsgrunnlag, be prosjektansvarlig om tilgang til hele det aktuelle prosjektet eller om en sammenstilling fra noen med full tilgang. Ikke tolk utelatte prosjekter som null kostnad.
Finn forklaringen bak et avvik
- Les antall prosjekter i grunnlaget og eventuelle varsler om utelatte prosjekter.
- Sammenlign Porteføljeprognose med Budsjett for å se om forventet sluttkost overstiger budsjettet.
- Finn prosjektet med størst bidrag til avviket i Prosjektnedbrytning.
- Åpne prosjektets node for å se økonomiutviklingen og grunnlaget bak bidraget.
- Velg en måned i Tilbakeblikk hvis du vil undersøke økonomien til og med en tidligere måned.
- Åpne selve prosjektet for å følge avviket videre til arbeidspakker, endringer eller bilag.
Er prognosen høyere enn budsjettet, finn arbeidspakkene som trekker forventet sluttkost opp. Les prognosevurderingen og endringene der. Er påløpt uventet høyt, undersøk bilagsbeløp, regnskapsperiode og arbeidspakketilknytning.
Budsjett inkluderer Budsjett til fordeling. En stor ubrukt del kan bety at budsjettet ennå ikke er fordelt på arbeidspakkene. Forpliktet viser avtalt binding, mens Påløpt kommer fra bilag. Differansen er ikke automatisk gjenstående sluttkost.
Tilbakeblikk viser korrigert økonomi til og med valgt måned. Senere bilag og korreksjoner kan endre tall i tidligere perioder. Det er ikke et bilde av alt som var kjent den gangen.
Når ventes kostnadene?
- Gå tilbake til porteføljens Oversikt.
- Finn Periodisering for å undersøke når prognosen ventes å påløpe.
- Velg måned for nær oppfølging, kvartal for kortere oversikt eller år for langsiktig behov.
- Sammenlign periodisert prognose og påløpt for den samme perioden.
Lavt påløpt kan bety at arbeidet er utsatt eller at bilag ennå ikke er registrert. Les prosjektets rapporter og dagbok for fremdriftsforklaringen. Høyt påløpt kan skyldes tidligere fakturering eller høyere kostnad. Bruk bilag og prognosevurdering til å skille årsakene.
Manglende periodisering er ikke det samme som at ingen kostnader ventes. Be prosjektansvarlig fordele prognosen før tidsprofilen brukes til å planlegge finansiering.
Hold Alt/Option nede og velg et beløp hvis du vil kopiere eksaktverdien til et regneark. Endringer i økonomien gjøres i prosjektet, ikke i porteføljen.