Oppskrift
Undersøk hvorfor et økonomitall har endret seg
Følg et avvik fra prosjektets økonomi til arbeidspakken, hendelsen og grunnlaget.
- Produktområde
- Grunnfunksjon
- Krever organisasjonsrollen
- Organisasjonsmedlem
Ta utgangspunkt i ett spørsmål
Eksempel: Reserven er redusert med 2,1 millioner kroner, mens budsjettet for fasadearbeider har økt tilsvarende. Du vil finne hvilken beslutning som forklarer flyttingen. Noter pengetype, beløp og månedene du sammenligner før du leter.
Tilbakeblikk viser korrigert økonomi til og med valgt måned i dagens arbeidspakkestruktur. Senere bilag og korreksjoner inngår i perioden de tilhører. Visningen gjenskaper ikke alt prosjektet visste den gangen. En ferdig rapport bevarer derimot innholdet fra ferdigstillingen.
Slik gjør du
- Åpne prosjektoversikten.
- Les Prosjektsignaler for å finne arbeidspakker knyttet til avviket.
- Velg måneden før endringen i Tilbakeblikk.
- Noter reservebeløpet og budsjettet for fasadearbeider i eksemplet.
- Velg måneden etter endringen og sammenlign de samme beløpene.
- Åpne månedsvalget igjen.
- Velg Til i dag.
- Åpne arbeidspakken Fasadearbeider i eksemplet.
- Finn budsjettflyttingen på 2,1 millioner i arbeidspakkens Dagbok.
- Les dato, kilde, mottaker og kommentar til flyttingen.
- Sammenlign kommentaren med beslutningsgrunnlaget, for eksempel godkjent bruk av reserve til råteskader.
Velg grunnlag etter pengetypen
For påløpt åpner du Bilag på arbeidspakken. Sammenlign bilagsreferanse, periode, beløp og tilknytning med regnskapsgrunnlaget. Åpne bilagsreferansen for å lese hendelsesloggen, særlig ved flytting, fordeling eller periodekorrigering.
For forpliktet ser du etter beløpsoppdateringer og aksepterte endringer i Dagbok. Les notatet og avtalen det viser til. For prognose leser du begrunnelsen for den nye sluttkostvurderingen. Registrering av en prognose følger vurderingstidspunktet, mens bilag følger regnskapsperioden.
En endret sum på en overliggende arbeidspakke kan også skyldes at en arbeidspakke er flyttet. Sammenlign egne og underliggende beløp før du antar at prosjektets samlede økonomi har endret seg.
Valgfritt: dokumenter oppfølgingen
Hvis du har Skrive dagbok, kan du skrive et notat om forklaringen og det som skal følges opp. Har du bare lesetilgang, kan du be prosjektlederen følge opp et uavklart avvik.