Oppskrift
Ta ut data til rapportering eller BI
Bestill et avgrenset og versjonert datauttak, last ned arkivet og bruk manifestet til å tolke filene.
- Produktområde
- Grunnfunksjon
- Krever organisasjonsrollen
- Admin
Før du bestiller
Du må være Admin. Bruk uttaket når du for eksempel vil analysere bokførte endringer i budsjett, prognose og påløpt per prosjekt og måned.
Et datauttak er et versjonert uttrekk av organisasjonens Kerna-data. Uttrekksmalen Rapportering / BI gir et fast og avgrenset grunnlag.
Grunnlaget omfatter organisasjonen, prosjektene, arbeidspakkene, økonomi per periode, bilag, endringer og MVA-koder.
Brukere, tilganger, logger og tekniske importspor er ikke med i denne malen. Uttaket er Kerna-data for videre analyse og rapportering, ikke autoritative regnskapsdata som skal føres tilbake til regnskapssystemet.
Malen bruker et fast uttrekksomfang. Valgene under Datasett for fullt uttrekk gjelder derfor ikke.
Velg uttrekksmal
- Åpne Organisasjonsadministrasjon.
- Velg Dataeksport.
- Velg uttrekksmalen Rapportering / BI.
- Finn filene for prosjekter og økonomi per periode under Filstruktur.
- Se at kolonnene dekker periodene og beløpene rapporten din skal sammenligne.
Bestill og bruk uttaket
- Velg Bestill eksport.
- Kontroller at bestillingen vises i Eksporthistorikk.
- Vent til statusen er Klar.
- Velg Last ned ZIP.
- Pakk ut arkivet.
- Les
manifest.jsonførst. - Finn uttakstidspunkt, skjemaversjon og listen over filer og kolonner i manifestet.
- Koble prosjekter og tilhørende rader med prosjektidentifikatoren som er oppgitt i filstrukturen.
- Lagre skjemaversjonen og uttakstidspunktet sammen med rapporten.
- Sammenlign ett prosjekts månedlige påløpt med bilagsgrunnlaget for samme måned i Kerna.
Tolk filene riktig
manifest.json er arkivets innholdsfortegnelse og beskrivelse av dataformatet. Skjemaversjonen forteller hvilket format uttaket følger. Hvis versjonen endres, les fil- og kolonnebeskrivelsene før du gjenbruker en tidligere innlesing.
Koble project_id i økonomifilen til id i projects.csv. Bruk identifikatorer, ikke navn: to prosjekter kan ha samme navn. Tilsvarende kobler work_package_id til arbeidspakkens id.
CSV-filene bruker komma som kolonneskille og punktum som desimaltegn. Velg dette ved innlesing i regnearket, slik at beløpene blir tall.
Kolonner som slutter på _minor viser øre. Kolonner som slutter på _nok viser samme beløp i kroner. Velg én av dem, ellers dobbeltteller du beløpet.
I reporting_economy_by_work_package_period.csv er period_month måneden for transaksjonenes hendelsesdato. Radene summerer arbeidspakkens egne økninger og reduksjoner i måneden. De er ikke opprullede sluttsaldoer eller prognosens planlagte periodisering. En prognoseøkning i januar betyr derfor ikke at kostnaden ventes å påløpe i januar.
Økonomifilen følger transaksjoner på arbeidspakker. Ukoblede bilag har ennå ingen arbeidspakke og inngår derfor ikke der. Finn dem i invoice_lines.csv hvis du skal avstemme mot prosjektets samlede bilagsgrunnlag.
Når du summerer styringsbeløp, hold prosjekter inkl. og ekskl. mva. atskilt. Uttaket viser hva hvert prosjekt bruker.
Hold budsjett, prognose, forpliktet og påløpt atskilt. For en saldo må du summere bevegelsene frem til valgt måned, også eldre måneder i uttaket. Ikke legg en overordnet arbeidspakkes viste total oppå underliggende arbeidspakkers egne beløp.
Hvis en sum avviker, sammenlign prosjektutvalg, periode, MVA-behandling og uttakstidspunkt før du endrer rapportformelen. Et eldre uttak tar ikke med bilag som kom inn senere. Et porteføljetall kan ha et mindre prosjektutvalg enn organisasjonsuttaket.
Nedlastingen er tilgjengelig i 14 dager. Bestill et nytt uttak hvis det gamle er utløpt. Det nye uttaket gjenspeiler dataene på det nye tidspunktet.